The Mindshift · Dr. Matthias Röder

KI-System für kritische Geschäfts­beziehungen

Das System hält den gesamten Vertragsbestand öffentlicher Einrichtungen und Agenturen im Blick. Fristen, Risiken und Verpflichtungen werden rechtzeitig erkannt – nicht erst im Nachhinein entdeckt. Datenschutzkonform nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), auf Wunsch vollständig auf der eigenen Hardware.

Ausgangslage

Viele Partner, viele Verträge, viel Verantwortung

Öffentliche Einrichtungen und Agenturen arbeiten mit einer großen Zahl von Vertragspartnern zusammen – von Dienstleistern über Lieferanten bis zu Kooperationspartnern. Jeder Vertrag bringt eigene Fristen, Pflichten und Risiken mit sich.

Ein Teil dieses Wissens liegt in Aktenordnern, ein Teil in Postfächern, ein Teil in den Köpfen einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Verstreicht ein Kündigungsfenster unbemerkt, wird eine Vertragsstrafe übersehen oder gelangt ein Vorgang an die Öffentlichkeit, bevor er intern geklärt ist, entstehen Haftungsrisiken und Vertrauensschäden.

Die entscheidende Frage ist daher selten, ob die Informationen vorhanden sind – sondern ob sie zur richtigen Zeit bei den richtigen Menschen ankommen.

Was das System tut

Vom Archiv zum aufmerksamen Assistenten

Das System übernimmt vier Aufgaben, die bisher viel Zeit und Aufmerksamkeit binden.

Senkrechte Zeitleiste mit mehreren Fristen, eine davon golden hervorgehoben
Handlungsbedarf erkennen – das System prüft laufend Fristen, Kündigungsfenster, Verlängerungsoptionen und Risiken und meldet sie rechtzeitig.
Zwei gegenüberstehende Dokumente mit markierter gemeinsamer Klausel, darunter eine Waage
Verhandlungen vorbereiten – vor einer Vertragsverlängerung stellt das System bisherige Konditionen, offene Punkte und die gesamte Korrespondenz übersichtlich zusammen.
Mehrere Seiten, die in eine kurze Karte zusammenlaufen
Verträge und Korrespondenz zusammenfassen – lange Vertragswerke und Schriftverkehr werden zu kurzen, nachvollziehbaren Zusammenfassungen mit Verweisen auf die Originalstellen.
Raster aus Dokumenten mit Suchlupe über einem hervorgehobenen Treffer
Den gesamten Bestand durchsuchbar machen – Fragen in natürlicher Sprache, zum Beispiel „Welche Verträge sehen Vertragsstrafen vor?“, liefern präzise Antworten samt Quelle.

Ablauf

So funktioniert es

Fünf Schritte – von der Papierakte bis zur Antwort im Suchportal.

  1. Schritt 1

    Digitalisieren

    Wir digitalisieren den gesamten Vertragsbestand, einschließlich der Altbestände in Papierform. Eine aufwendige Vorsortierung ist nicht nötig.

  2. Schritt 2

    Erfassen und extrahieren

    Das System erkennt Vertragsparteien, Laufzeiten, Fristen, Kündigungsbedingungen, Vertragsstrafen und Haftungsregelungen und erfasst sie strukturiert. Unklare Stellen markiert es zur Prüfung durch Menschen.

  3. Schritt 3

    Sicher speichern

    Dokumente und Daten liegen in einer geschützten Umgebung – mit klar geregelten Zugriffsrechten und nachvollziehbarer Protokollierung.

  4. Schritt 4

    Suchen und fragen

    Ein Suchportal mit KI-Agenten beantwortet Fragen zum Bestand, fasst zusammen und bereitet Unterlagen vor – und verweist dabei immer auf die Originaldokumente.

  5. Schritt 5

    Rechtzeitig handeln

    Das System weist auf anstehende Fristen und Risiken hin. Die Entscheidung bleibt bei den zuständigen Menschen.

Datenschutz

Datenschutzkonform – auf Wunsch im eigenen Haus

Verträge und Korrespondenz öffentlicher Einrichtungen enthalten sensible Informationen. Das System ist deshalb von Grund auf für einen strengen Umgang mit Daten gebaut.

DSGVO und österreichisches Datenschutzgesetz. Das System arbeitet datenschutzkonform nach der DSGVO und dem österreichischen Datenschutzgesetz.

Anonymisiert oder pseudonymisiert. Personenbezogene Daten werden anonymisiert oder pseudonymisiert verarbeitet.

Auf der eigenen Hardware. Auf Wunsch installieren wir das System auf der eigenen Hardware, in der eigenen Infrastruktur der Einrichtung (on-premises). Die Daten verlassen dann das Haus nicht.

Auf Wunsch verlassen die Daten das Haus nicht.

— Installation auf der eigenen Hardware der Einrichtung

Leistungsumfang

Was wir liefern

Ein durchgängiges Paket – von der ersten Akte bis zum Suchportal. Umfang und Ausgestaltung legen wir gemeinsam fest.

Nutzen

Was sich verändert

Nächster Schritt

Mit einem Pilotbereich starten

Der Einstieg erfolgt über einen klar abgegrenzten Pilotbereich: Ein ausgewählter Teil des Vertragsbestands wird digitalisiert und erschlossen, und das System arbeitet vom ersten Tag an im konkreten Arbeitsalltag.

Auf dieser Grundlage folgt der übrige Bestand Schritt für Schritt. Im gemeinsamen Gespräch legen wir fest, mit welchen Vertragsbereichen wir beginnen.